凡用于檢定、校準(zhǔn)、檢測(cè)的儀表設(shè)備，包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、配套設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備、電源、工具、附件、計(jì)算機(jī)軟件等，都應(yīng)建立儀表設(shè)備檔案，對(duì)可能做到的給以唯一性標(biāo)識(shí)。
唯一性標(biāo)識(shí)是對(duì)本單位儀表設(shè)備給以統(tǒng)一的儀表設(shè)備標(biāo)識(shí)。一個(gè)儀表設(shè)備標(biāo)識(shí)與一臺(tái)儀器設(shè)備唯一對(duì)應(yīng)。這個(gè)儀表設(shè)備標(biāo)識(shí)是單位內(nèi)部對(duì)本單位儀表設(shè)備管理的唯一標(biāo)志，不是儀表設(shè)備的出廠編號(hào)。根據(jù)本單位管理的需要在儀表設(shè)備標(biāo)識(shí)中用不同的字母或數(shù)字，能夠反映儀表設(shè)備的種類(如計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具、一般測(cè)量?jī)x表)、所屬專業(yè)(如力學(xué)、電學(xué)、長(zhǎng)度等)、型式(如固定式、便攜式)等，再加流水號(hào)。唯一性標(biāo)識(shí)應(yīng)粘貼在機(jī)身上，并在儀表設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)和其他計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中作為儀器設(shè)備的代碼。
用于檢定或校準(zhǔn)的每項(xiàng)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按JJF 1033-2016《計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核規(guī)范》的要求建立文件集。
應(yīng)建立并保存對(duì)檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)有重要影響的每一臺(tái)儀表的儀表設(shè)備檔案。根據(jù)設(shè)備的復(fù)雜程度和影響的重要性，其儀表設(shè)備檔案可以有不同的要求，但至少應(yīng)包括儀表設(shè)備基本情況的記錄(如儀表設(shè)備名稱、唯一性標(biāo)識(shí)、制造廠名、出廠編號(hào)、型號(hào)規(guī)格、測(cè)量范圍、特別技術(shù)參數(shù)要求、最大允許誤差或準(zhǔn)確度等級(jí)等)。根據(jù)需要還可包括購(gòu)置申請(qǐng)、訂貨合同、驗(yàn)收記錄、產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明書、歷年檢定證書、校準(zhǔn)證書、使用記錄、維修保養(yǎng)記錄、損壞故障記錄、修理改裝記錄、保管人變更記錄、存放地點(diǎn)或變更記錄、報(bào)廢記錄等。根據(jù)需要可建立儀表設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)，用計(jì)算機(jī)管理設(shè)備記檔案。無(wú)論采取何種方式，應(yīng)有專人管理儀表設(shè)備檔案，并及時(shí)更新儀表設(shè)備檔案內(nèi)容，使之能準(zhǔn)確反映設(shè)備的真實(shí)情況。檔案要妥善保管，科學(xué)管理，便于檢索，有借閱規(guī)定，要保證檔案的完整和安全。
